A importância da informática na gestão das empresas.
Empreendimentos de todos os portes ganham velocidade, confiabilidade e, especialmente, uma redução de despesas operacionais quando se adquiri um software de gestão. Porém algumas micros e pequenas empresas, ao planejarem implantar sistemas informatizados acabam desistindo de obter devido ao alto custo quando na verdade deveriam considerar como um investimento. O software em médio prazo trará benefícios em todos os setores da empresa.
Abaixo seguem algumas dicas para os empreendedores adquirirem um software:
Avalie as reais necessidades da sua empresa, envolva as pessoas diretamente beneficiadas pelo software, afinal são elas que realmente conhecem o que pode ser melhorado.
- Consultoria: busque apoio e conhecimento técnico de especialistas da área de informática para definição da arquitetura tecnológica que mais se enquadra na empresa.
- Busque entender todas as funcionalidades do software e analise os benefícios que estas funcionalidades trarão para a empresa
- O ideal seria obter um software sob medida para sua empresa, mas devido ao custo elevado as empresas acabam optando em adquirir um software pronto. Desta forma, verifique o quanto o software pode ser ajustado para sua empresa e o quanto sua empresa terá de se ajustar ao software. Um bom software não pode anular as boas práticas da empresa, principalmente se forem seu diferencial.
- Examine a facilidade na mudança de relatórios, layout, impressões, parâmetros. O custo de cada alteração e como são tratadas as alterações futuras. As alterações legislativas, laboratoriais, leis tributárias, e outras, são cada vez mais constantes. Veja como a empresa e o software estão preparados para estas mudanças.
- Busque junto a um especialista em informática qual garantia de segurança dos dados e sobre a tecnologia da base de dados.
- Assegure de que a internet e o sistema estejam integrados. Nos dia de hoje isso é fundamental.
- Se sua empresa já possui um software e deseja mante-lo, verifique se poderá ser integrado ao novo software afim de evitar duplicação e integridade das informações.
- Procure referências de outras empresas que utilizam o software a ser contratado, veja seu grau de satisfação e tente identificar pontos fracos e fortes.
- A parte mais delicada sem dúvida e no momento da instalação, implementação e adaptação de um software. Desta forma busque apoio de um especialista no acompanhamento do processo e verifique se o fornecedor estará completamente envolvido e se poderá realizar ajustes que possam surgir nesta fase garantindo um bom desempenho das atividades.
- E importante que a empresa esteja na fase mais “tranquila” quando for dado o treinamento do sistema, pois deverá estar completamente envolvida. O treinamento é fundamental para a capacitação do usuário para saber explorar ao máximo os recursos disponíveis pelo sistema.
- Assegure que a empresa de software preste suporte quando necessário, como por exemplo: dúvidas operacionais, indisponibilidades ou ate mesmo erros.
Quanto mais criteriosa for a análise na escolha do software, maiores serão os benefícios para a empresa. E por fim, o contrato, em que devem estar explícito todos os direitos e deveres de ambas as partes.